So optimieren Generalunternehmer die Koordination mit Auftragnehmern
Hausbau / Bauplanung: Generalunternehmer:innen spielen eine wichtige Rolle bei der Realisierung von Bauvorhaben, da sie für die Koordination und Überwachung aller beteiligten Subunternehmer:innen verantwortlich sind. Somit stellen sie sicher, dass das Projekt termingerecht, innerhalb des Budgets und gemäß den Anforderungen des Kunden abgeschlossen wird.
Jedoch wissen die Verantwortlichen auch, dass eine reibungslose Koordination mehrerer Projektbeteiligter in der Praxis alles andere als einfach ist. Gerade wenn mehrere Auftragnehmer:innen mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Zeitplänen in ein Bauvorhaben involviert sind, treten häufig Herausforderungen auf.
Wie also können Bauunternehmen eine effiziente Kommunikation und Koordination aller Beteiligten sicherstellen? Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie das geht.
Aus diesen Gründen ist eine effiziente Koordination mit Auftragnehmern wichtig
Es gibt zwei Hauptgründe dafür, warum eine gute Abstimmung der einzelnen Auftragnehmer wichtig ist:
Missverständnisse und Fehler vermeiden
Ohne die angemessene Kommunikation und Koordination von Aufgaben kann es zu Missverständnissen, Verzögerungen und sogar Konflikten kommen, die den Fortschritt des Projekts beeinträchtigen. Wenn beispielsweise Auftragnehmer:innen nicht über die erforderlichen Informationen oder Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen, kann dies die Leistung anderer Beteiligter beeinträchtigen und das Projekt insgesamt verzögern. Ebenso kann es zu Konflikten zwischen Auftragnehmer:innen kommen, wenn es zu Überschneidungen oder unklaren Zuständigkeiten kommt.
Hohe Qualität sicherstellen
Neben der Fertigstellung innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens tragen Generalunternehmer:innen auch die Verantwortung für die Qualität der Ausführungen. Eine genaue Planung, Steuerung und Analyse der Arbeiten aller Auftragnehmer:innen ist somit Pflicht. Denn sie sind gemäß Bauvertrag zu einer mängelfreien Ausführung verpflichtet. Treten Baumängel und andere Qualitätsmankos auf, beeinträchtigt das nicht nur den Ruf der beteiligten Unternehmen, sondern zieht in der Regel auch finanzielle Verlusten nach sich. Aus diesem Grund ist es wichtig, als Generalunternehmer:in sicherstellen, dass alle Auftragnehmer:innen ihre Leistungen gemäß den Kundenanforderungen erbringen.
So verbessern Generalunternehmer die Koordination mit Auftragnehmern
Es gibt verschiedene bewährte Methoden, die Generalunternehmer:innen anwenden können, um die Koordination mit ihren Auftragnehmer:innen zu verbessern:
Kommunikationskanäle definieren
Die Grundlage für den Austausch von Informationen zwischen den Bauprojektbeteiligten ist das Vorhandensein von Plattformen oder Kanälen für die Kommunikation. Lösungen gibt es dafür viele, die von E-Mails (zu unstrukturiert) bis zu Chat-Apps (zu unsicher) reichen.
Erfolgt die Kommunikation und Koordination von Arbeiten nicht in einem für alle zugänglichen Format, sind Probleme unweigerlich die Folge, da wichtige Informationen verloren gehen können. Ziehen Sie den Einsatz von Software für Generalunternehmer:innen wie PlanRadar in Betracht, um Informationen auf dem Bau und im Büro multimedial (Text, Foto, Video, Ton) zu erfassen und in Echtzeit mit Ihren Auftragnehmer:innen zu teilen.
Immer mehr Unternehmen im Baugewerbe setzen in der Praxis auch auf Building Information Modeling (BIM), das eine verbesserte Koordination zwischen allen beteiligten Parteien ermöglicht.
Regeln für die Kommunikation festlegen
Eine transparente und klare Kommunikation ist Voraussetzung für eine reibungslose Koordination von Abläufen. Viele grundsätzliche Dinge – etwas zum Berichtswesen – sind bereits im Bauvertrag geregelt. Darüber hinaus sollten Sie im Bedarfsfall aber auch Regeln festlegen wie, wann und wo die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgen soll. Hierbei sollten sowohl die Generalunternehmer:innen als auch die Auftragnehmer:innen ihre Erwartungen und Anforderungen klar formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
Einheitliche Vorgaben zur Erfassung und Verarbeitung von Daten machen
Ein weiterer Grund, warum es bei der Planung und Steuerung von Arbeiten bei Bauvorhaben häufig zu Problemen kommt: Informationen zu Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen werden unstrukturiert übermittelt. Dadurch gehen wichtige Details verloren, was zu Fehlern und Missverständnissen führen kann.
Sorgen Sie aus diesem Grund für einheitliche Muster bei der Datenerfassung. Dies kann zum Beispiel durch Checklisten und andere Vorlagen garantiert werden.
Den regelmäßigen Informationsaustausch sicherstellen
Nur wenn alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind, stellen Bauunternehmen sicher, dass alle Arbeiten gemäß der Bauplanung erfolgen. Sorgen Sie somit für regelmäßige Treffen mit allen beteiligten Auftragnehmer:innen, um den Fortschritt des Projekts zu besprechen und mögliche Probleme zu identifizieren. Auch hier kann der Einsatz von Generalunternehmer-Software sehr hilfreich sein, da sie Daten ohne Zeitverlust mit allen relevanten Personen teilen.
Alle Projektdaten sicher aufbewahren
Auch wenn mit größter Sorgfalt gearbeitet wird, kommt es bei Bauvorhaben unweigerlich zu Fehlern. Damit Sie in solchen Fällen alle Abläufe und Zuständigkeiten eindeutig nachvollziehen können, ist es essenziell, dass Sie alle relevanten Projektdaten sowie die dazugehörige Kommunikation sicher hinterlegen. Das schafft Klarheit und dient im Zweifelsfall als Beweis.
Fazit:
Eine effiziente Koordination mit Auftragnehmern ist entscheidend für die Erfolgreiche Durchführung eines Bauvorhabens.
Es liegt an den Generalunternehmern, die richtigen Strategien und Methoden zu entwickeln, um die Abstimmung auf der Baustelle und im Büro so gut wie möglich zu gestalten. Die in diesem Artikel vorgestellten Punkte dienen dabei als grobe Anleitung. In der Praxis spielen natürlich viele Dinge wie die Art des Bauvorhabens und die daran beteiligten Unternehmen eine Rolle.
Quelle: Tipps24-Netzwerk - HR
Foto: Pixabay / CCO Public Domain / ThomasWolter