Technische Ausstattung im Home-Office überprüfen
Wohnen und Einrichten / Elektronik: Das Home-Office ist durch die Corona-Pandemie in vielen Firmen zum Normalfall geworden und wird wohl auch nach Überwindung der Pandemie für viele Mitarbeiter zum Dauerzustand werden. Daher sollte man schon jetzt überlegen, welche technischen Hilfsmittel im Home-Office benötigt werden und wer für die Kosten der Anschaffung zuständig ist.
Hardware für das Home-Office
Grundvoraussetzung für die ordnungsgemäße Ausführung der Arbeit von zu Hause ist natürlich die technische Ausrüstung in Form von Hardware und selbstverständlich auch die dazugehörige entsprechende Software. Die unverzichtbaren Bestandteile sind:
PC oder Laptop
Headset oder alternativ ein Telefon
Eingebaute Kamera oder Aufsteckkamera (Webcam), um an Video-Konferenzen teilzunehmen
Drucker
Eine Internet-Verbindung per LAN oder WLAN
Bei der Arbeit mit einem Laptop empfiehlt sich aus ergonomischer Sicht zusätzlich ein separater Bildschirm, sowie Maus und Tastatur
Leistung vor Kosten
Bei der technischen Ausstattung sollte die Leistungsfähigkeit der Geräte im Vordergrund stehen, nicht ein möglichst günstiger Anschaffungspreis. Eine schlechte technische Ausstattung spart keine Kosten ein, sondern kostet nur Nerven und dies wiederum schlägt sich auf die Arbeitskraft und Produktivität nieder. Wenn der Arbeitgeber den Arbeitsplatz im Home-Office einrichtet, wird er in der Regel darauf achten, dass die Produktivität an erster Stelle steht.
Internet-Verbindung
Für das Home-Office ist ein schneller Internet-Zugang das A und O. Besonders flexibel ist man in der eigenen Wohnung mit einem WLAN-Anschluss. Wenn es im Rahmen der Home-Office-Tätigkeit auch um wichtige Passwörter und sensible Daten gehen kann, sollte eine WPA/WPA2-Verschlüsselung des Signals auch im Homeoffice zum Standard der IT-Sicherheit gehören.
Für die Arbeit im Home-Office ist ein stabiler und schneller Internetanschluss Voraussetzung. Wer im Home Office arbeitet, benötigt für den Internetanschluss eine Bandbreite von 50 MBit/s. Damit kann man Video-Telefonie sowie den Up- und Download von großen Datenmengen in oder aus dem Firmennetzwerk unproblematisch bewältigen.
Ergonomische Ansprüche
Ein großer Bildschirm und eine nicht nur für das Gaming ausgelegte Tastatur nebst Maus erleichtern die Arbeit und sollten den gesundheitlichen Vorschriften gerecht werden. Speziell bei der Arbeit mit einem Laptop, dessen Bildschirmgröße in der Regel nicht besonders groß ist, kann man für die Büroarbeit zuhause auf einen großen zusätzlichen Monitor nicht verzichten. Das Telefon im Homeoffice sollte die gleichen Funktionen erlauben wie im Büro. Mit einem professionellen Headset ist es möglich, auch beim Telefonieren die Hände frei zu haben.
Drucker
Ein drahtloser Multifunktionsdrucker ergänzt die Ausstattung. Aber nicht nur drucken sollte er können, sondern auch scannen und kopieren, alles was man im modernen Büroalltag so benötigt. Empfehlenswert ist für das Home-Office ein Multifunktionsgerät auf der Basis eines Farblaserdruckers, der drucken, scannen und kopieren kann. Bei einem Farblaserdrucker trocknet der Toner nicht ein, verwischt nicht und erleichtert den Papierkram und die Aktenablage. Eine Anschaffung, die sich für die ganze Familie lohnt. Der Kauf eines Tintenstrahldruckers oder eines Fotodruckers ist für die hier geforderten Ansprüche nicht zweckmäßig.
Wenn das Multifunktionsgeräte über eine WiFi-Funktion verfügt, kann auch kabellos gedruckt werden. Im Gegensatz zum Büro in der Firma muss man beim Home-Office selbst daran denken, auch die geeigneten Hilfsmittel in Form von Tonerkartuschen und Druckerpapier in ausreichender Menge vorrätig zu halten.
Wer zahlt die Kosten für den Arbeitsplatz im Home-Office?
Nicht jeder kann über die oben dargestellten Hardware-Voraussetzungen verfügen. Es ist daher in aller Regel notwendig, Teile der Ausrüstung entsprechend den Voraussetzungen anzupassen oder gar neu anzuschaffen. Das kostet allerdings meist einen nicht geringen Betrag. Der Arbeitgeber ist meistens in der Pflicht, für die materiellen Voraussetzungen zu sorgen.
Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber den Home-Office-Arbeitsplatz einrichten muss, damit der Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeiten kann, wenn er die Arbeit im Home-Office anordnet.
Der Arbeitgeber muss daher die Möbel und sonstige Arbeitsmittel bereitstellen, die für die Erbringung der Arbeitsleistung notwendig sind. Ein wichtiger Punkt ist dabei, auch die Vorschriften über den Datenschutz einzuhalten. Die dazu notwendigen Vorkehrungen, auch durch Ausstattung mit der entsprechenden Software, hat der Arbeitgeber zu treffen.
Private Endgeräte für die Firma einsetzen?
Grundsätzlich ist es nicht statthaft, dass der Arbeitgeber von seinen Beschäftigten die Nutzung von privaten Endgeräten verlangt. Alle Arbeitsmittel wie Laptop, Monitor, Tastatur oder Smartphones sind vom Arbeitgeber zu stellen. Häufig wird aber eine arbeitsvertragliche Regelung geschlossen, die es ermöglicht, die Nutzung der IT-Endgeräte von Beschäftigten zu erlauben. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber die Sicherheit der Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleisten.
Gebühren für Strom und Internet
Mitunter kommt es vor, dass die Kosten für Technik, Strom oder Internet im Home-Office zu Lasten des Arbeitnehmers gehen. Aber ist das eigentlich zulässig? JEIN!
Werden die Kosten vorläufig, z.B. aufgrund der Stromabrechnung, von dem Beschäftigten übernommen, hat er gegen den Arbeitgeber einen entsprechenden Erstattungsanspruch für die erforderlichen Aufwendungen. Diese Kostenerfassung ist manchmal nicht einfach möglich, daher wird meistens eine monatliche Kostenpauschale vereinbart.
Ein Sonderfall ist es, wenn für den Arbeitnehmer das Home-Office nicht angeordnet sondern lediglich als Möglichkeit eingeräumt wird. Unter diesen Umständen ist ein Erstattungsanspruch nicht gegeben, da sollte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Vereinbarung getroffen werden.
Quelle: Tipps24-Netzwerk - HR
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